lokalizacja.info - wszystko o nawigacji

Umiejętne zorganizowanie zespołu pracowników wykorzystujących samochody firmowe może przynosić znaczne korzyści, zarówno bezpośrednie oszczędności finansowe, jak i korzyści płynące z lepszej organizacji czasu pracy ludzi i wykorzystania sprzętu.

  Zarządzanie transportem i samochodami w małej firmie może wydawać się proste. Jednak nawet w przedsiębiorstwie, gdzie użytkuje się kilka, kilkanaście samochodów istnieją spore obszary, gdzie można wygospodarować oszczędności. Jednym ze sposobów redukcji kosztów transportu w firmie są systemy monitoringu i optymalizacji tras przejazdu.

Skuteczny monitoring
    Nowoczesne systemy monitoringu i optymalizacji stają się coraz bardziej dostępne. Kiedyś wykorzystywane przez największe firmy logistyczne, dziś mogą być stosowane nawet przez firmy mające kilkanaście samochodów. Po pierwsze, tanieje dostęp do najnowocześniejszych technologii, po drugie, zamiast dość drogiej łączności satelitarnej (nadal wykorzystywanej w systemach, które tego wymagają) stosuje się hybrydowe połączenie łączności satelitarnej z użyciem transmisji danych w komórkowych sieciach GSM. W samochodach montowane są niewielkie odbiorniki GPS i nadajniki komórkowe GSM, które pobierając z satelitów informację o pozycji pojazdu, wysyłają ją do centrali firmy, korzystając z transferu danych w sieciach komórkowych. Coraz częściej bywa tak, że dostawca usług monitoringu montuje urządzenia po kosztach lub za symboliczną złotówkę, czyniąc inwestycję w system niemal bezpłatną. Opłat dokonuje się w ratach, dokładnie tak jak dokonując opłat za telefon komórkowy, który przekazuje nam operator GSM.
Jeśli pracownicy firmy realizują samochodami firmowymi dostawy lub też regularnie odwiedzają wcześniej ustalone punkty, koniecznie należy przyjrzeć się ich trasom i pokonywanym dystansom. Można w ten sposób nie tylko wykryć ewentualne nadużycia, ale także zmniejszyć koszty paliwa, dokonując odpowiednich modyfikacji tras. Udowodniono także, że sama informacja o zamontowaniu urządzeń monitorujących wpływa na pracowników mobilizująco. Wiedząc, że przełożony może dosłownie w każdej sekundzie skontrolować ich pracę, a także ma dostęp do danych historycznych, kierowcy trzymają się ściśle ustalonych reguł: nie przekraczają dozwolonych prędkości, nie zatrzymują się między poszczególnymi punktami trasy, nie używają samochodów do celów prywatnych w trakcie pracy.

Nie tylko nadzór
    Wiele aplikacji oprócz funkcji nadzoru pojazdów, niezwykle cenionej w wielu branżach, posiada już także wbudowane moduły zajmujące się wyznaczaniem najszybszych bądź najkrótszych tras, pomiędzy wprowadzonymi punktami. Możliwe są również dodatkowe parametry, takie jak określenie rodzajów dróg, jakim pojazd może się poruszać, omijanie poszczególnych rejonów lub zezwolenie na wjazd do stref objętych zakazem wjazdu (na przykład dla służb oczyszczania miasta).

- Jeden z naszych klientów z branży transportowej wypożyczył sprzęt na testy. Pozwolił kierowcy ciężarówki pokonać trasę z Polski do Hiszpanii, monitorując trasę i parametry dotyczące spalania paliwa, pracy silnika itp. Następną trasę kierowca pokonał dokładnie według wskazówek opracowanych przez system optymalizacji trasy. W efekcie, trasa była dłuższa o 160 km, ale średnie spalanie spadło o kilka litrów na 100 km. Na całym dystansie zaoszczędzono setki euro - informuje Marek Siu-da z firmy Qualcomm.

    Jak to możliwe? System komputerowy zebrał dane dotyczące trasy, jej początku i celu. Przeanalizował infrastrukturę drogową, wziął pod uwagę rodzaj pojazdu (40-tonowa ciężarówka) i wyznaczył na tej podstawie najbardziej efektywną drogę. Prowadziła ona przez płaskie autostrady, mimo że była nieco dłuższa. Kierowca zmierzając do tego samego celu jechał drogą krótszą, ale bardziej krętą, prowadzącą przez większe wzniesienia, przez co samochód spalał więcej paliwa.

    Mapy elektroniczne, które są rdzeniem całego systemu, są coraz dokładniejsze także w przypadku Polski. Co prawda wciąż czekają na oficjalną premierę mapy z zaznaczoną dokładną infrastrukturą drogową, gdzie zaznaczone będą parametry dróg istotne dla transportu ciężkiego, jednak prace nad nimi są bardzo zaawansowane.

   Elektroniczny nadzór nad pracownikami i samochodami to rozwiązanie zaawansowane i wymagające w długim okresie pewnych nakładów finansowych. Jednak jeśli w przedsiębiorstwie nie ma opracowanych szczegółowych reguł użytkowania samochodów firmowych, to do zaoszczędzenia znacznych kwot wystarczy kartka, ołówek i odrobina wiedzy.

Zakres kompetencji
  Nawet w małej firmie sposób przekazania pojazdów pracownikom, sposób obchodzenia się z nimi, tankowania, parkowania, serwisowania musi być dokładnie opisany i sformalizowany. W przeciwnym razie zakres kompetencji i uprawnień pracowników będzie w odniesieniu do aut firmowych na tyle rozmyty, że w sytuacji kryzysowej (wypadek, awaria) samochodem nie zajmie się nikt lub też w najlepszym wypadku odpowiedzialność za cały proces przywrócenia pojazdu do użytku spadnie na barki dysponującego autem w danym momencie. A to może prowadzić do ogromnych zaniedbań, nieprawidłowości, często nawet mimo najlepszej woli pracowników. W efekcie powstaje nieplanowany i zupełnie niepotrzebny koszt, który firma jest zmuszona ponieść.

    Stworzenie choćby podstaw polityki samochodowej zapobiega takim sytuacjom. Polityka samochodowa powinna regulować co najmniej dwie fundamentalne kwestie: koszty pozyskania i użytkowania samochodów, a także bezpieczeństwo ich użytkowania.

    Colin Tourick, brytyjski konsultant i specjalista do spraw zarządzania samochodami firmowymi, w swoim podręczniku dla szefów przedsiębiorstw i kierowników flot samochodowych (Managing your fleet, Worcester 2004) wymienia kilkanaście najważniejszych punktów, które powinien zawierać każdy plan zmierzający do zmniejszenia kosztów ponoszonych przez firmę. I tak Colin Tourick zaczyna od reguły podstawowej: przestań dostarczać darmowe paliwo do prywatnych przejazdów. W regulaminie użytkowania auta muszą zostać dokładnie określone reguły użytkowania auta po godzinach pracy, kontrolowane muszą być przebiegi, faktury za paliwo dostarczane przez pracowników (jeśli nie ma kart paliwowych). Następnie każe rozważyć sposób finansowania samochodów wskazując, że drogie auta lepiej jest finansować za pomocą klasycznego leasingu, zaś samochody tańsze bardziej opłaca się wynajmować na długi okres. Przy wyborze aut do firmy sugeruje, by zwracać baczną uwagę nie na cenę samochodu, ale na całkowity koszt jego użytkowania, czyli: cenę zakupu, koszty paliwa, koszty podatkowe, koszty serwisowania, ogumienia i ew. napraw, a wreszcie cenę odsprzedaży - czyli wartość końcową, rezydualną. Brytyjski ekspert zwraca także uwagę na aspekt, którego nikt zdaje się nie bierze pod uwagę - wskazuje na masę auta. To od niej, udowadnia, a nie od wielkości silnika zależy w głównej mierze to, ile samochód będzie spalał paliwa - teza śmiała, ale też trudna do obalenia. Oczywiście polityka samochodowa nie może się obejść bez zapisu precyzującego odpowiedzialność za serwisowanie samochodów, a także monitorowanie okresów przeglądowych i badania technicznego. Ustalona musi zostać również procedura na wypadek zgłoszenia drobnej usterki - jej usunięcie jest zwykle znacznie tańsze i szybsze niż jej zbagatelizowanie i późniejsze konsekwencje w postaci poważnej naprawy. Tourick daje też ciekawą radę - używaj aut demonstracyjnych, jeśli tylko są dostępne! Rzeczywiście, nierzadko do firm zgłaszają się salony samochodowe, czy wręcz przedstawiciele importerów oferujący testowanie samochodów przez kilka dni. Dlaczego z tego nie korzystać? W tym czasie samochody firmowe mogą stać na parkingu, oszczędzając na przebiegu. Ważne jest również, by panować dokładnie nad kształtem umów zawieranych z dostawcą usług leasingowych - nie zawierać umów, które nie dopuszczają wcześniejszej rezygnacji z samochodów, naturalnie po dłuższym czasie ich użytkowania, a także dbać o nieprzekraczanie ustalonych maksymalnych przebiegów, które skutkować będą znacznymi dopłatami do kontraktów leasingowych.

Jazda ekonomiczna
    Ważne jest, by kierowców uczyć lub wręcz przymuszać do ekonomicznej jazdy. To sprawia, że samochody nie tylko spalają mniej paliwa, ale są znacznie mniej podatne na awarię. W tym miejscu odwołać się można do doświadczeń z naszego, krajowego, podwórka. Jeden z największych dystrybutorów części zamiennych w Polsce, firma Inter-Cars, ma w swoim parku wiele samochodów, które są użytkowane przez pracowników działu handlowego. Osoba odpowiedzialna za utrzymanie samochodów firmowych otrzymywała niepokojąco wysokie faktury za paliwo. Kilku kierowców domagało się także częstszej niż standardowa wymiany opon i klocków hamulcowych. Samochodom przydarzały się od czasu do czasu awarie. Wprowadzono zatem zupełnie nowe reguły. Pracownicy podpisali dokument, w którym zobowiązywali się do przestrzegania limitów zużycia paliwa, wyznaczonych przez producenta samochodu - co więcej, limity powiększono o około 10-20 proc. w porównaniu z danymi fabrycznymi. Jeśli kierowca przekraczał założone limity, pobierano z jego pensji stosowne kwoty. Jeśli zaś zużycie dla danego pojazdu było niższe, kierownictwo firmy wypłacało dodatkowe kwoty, równe oszczędnościom uzyskanym na niezakupionym paliwie. Efekt? Zużycie paliwa natychmiast spadło do ustalonego poziomu. Część pracowników osiągała też wyniki niższe niż założone limity, przez co mogli się cieszyć z premii. Samochody wymagały znacznie rzadszych wizyt serwisowych - koszty utrzymania samochodów spadły znacznie. Zmniejszył się także odsetek szkód notowanych w roku.

Polityka bezpieczeństwa
    Politykę bezpieczeństwa w odniesieniu do kierowców samochodów firmowych można postrzegać w trzech obszarach. Jest to, po pierwsze, aspekt finansowy, po drugie, aspekt menedżerski i po trzecie wreszcie, aspekt bezpieczeństwa rozumianego dosłownie. Koncentrując się na bezpośrednich konsekwencjach finansowych związanych z tworzeniem reguł bezpiecznego funkcjonowania firmy należy skupić się na odpowiednim wyborze samochodów do floty. Rodzaj i model pojazdu rodzą bezpośrednie następstwa w postaci pełnych (lub nie) odliczeń podatkowych. Odpowiednie samochody to także zadowolenie pracowników. Jak wspominano wcześniej, niezwykle ważny dla stabilności finansowej jest sposób finansowania pojazdów. Nie można zapominać, że brak odpowiednich procedur generować będzie koszty ponoszone przez firmę na skutek np.: wyższej wypadkowości, mandatów za brak badania technicznego lub brak ubezpieczenia, generowanych przez przestoje w działalności firmy. Aspekt menedżerski pojmować należy jako zaangażowanie pracownika dbającego o samochody i ich pełną dokumentację. Jeśli firma nie chce lub nie może skierować pracownika do zajmowania się wyłącznie sprawami samochodów, zaś auta sprawiają coraz więcej problemów, to wsparcie firmy leasingowej, firmy car fleet management, może być nieocenione. Bezpieczeństwo to także bezpieczeństwo dokumentacji, a zatem weryfikacja tego, czy wszystkie samochody mają ważne badania techniczne, czy wszyscy pracownicy mają ważne prawo jazdy, czy nie przekroczyli punktów karnych (weryfikacja w bazie policji tylko na wniosek pracownika), czy wykupiona jest odpowiednia polisa ubezpieczeniowa i czy jest ważna.

•  natychmiastowa wizualizacja procesów logistycznych

• generowanie czytelnych map i opisów oraz wizualizacja położenia na mapie poszczególnych obiektów

• graficzna wizualizacja na mapie informacji liczbowych - na podstawie wartości charakteryzujących dany obiekt: wielkość sprzedaży poszczególnych oddziałów (zysk, obrót, sprzedaż itp.), liczba sprzedanych egzemplarzy danego typu urządzenia na danym obszarze, ilość reklamacji itp.

• wykonywanie analiz demograficzno--przestrzennych

• oszczędność kosztów (paliwa, osobowych itp.) poprzez optymalne wykorzystanie posiadanego personelu oraz taboru

• zmniejszenie kosztów taboru samochodowego poprzez prowadzenie czytelnej ewidencji i analizy przejechanych tras umożliwiających optymalizację zużycia paliwa.

Eugene Haines, managing director, Velo Ireland - Independent Fleet Solutions  - Większość firm korzysta z leasingu na okres dwóch, trzech lub czterech lat. Duże firmy i administracja państwowa korzystające z wynajmu długoterminowego podpisują także kontrakty na część serwisową umów car fleet management. Wiele firm nie zdaje sobie jednak sprawy z tego, że może sporo zaoszczędzić wybierając na przykład właściwą opcję silnikową swoich samochodów - benzynę lub diesla, a także odpowiednio zarządzając na przykład procesem wymiany opon. Menedżerowie w tych firmach są zaskoczeni, kiedy konstruujemy dla nich proste rozwiązania, pozwalające na znaczne oszczędności. Od dłuższego czasu widzimy, że największą korzyścią dla pracowników w firmach jest możliwość korzystania z samochodów firmowych. Niemniej duża część firm decyduje się na rezygnację z aut firmowych przekazanych pracownikom. Zatrudnieni wykorzystują swoje samochody w zamian za dodatkowe premie, doliczane do ich normalnej pensji.

 Jest to podstawowy dokument, który opisuje ramy codziennego użytkowania, zarówno w rutynowych, jak i nadzwyczajnych okolicznościach samochodów flotowych w firmie, wykluczając indywidualne podejście do poszczególnych przypadków

1. Ustalić reguły przydziału samochodów służbowych; strate-gię wyboru dla poszczególnych
2. Ustalić rodzaj samochodów do firmy, biorąc pod uwagę rodzaj pojazdu, paliwo, kwestie podatkowe.
3. Określić jasne zasady użytkowania samochodów służbowych (obowiązki kierowcy).
4. Stworzyć dokumentacje: dowody rejestracyjne, polisy, daty badania technicz-
5. Ustalić zasady korzystania z samochodu w czasie prywatnym, w trakcie choroby pracownika.
6. Określić sposób korzystania z samochodów służbowych przez osoby, które na co dzień nimi nie dysponują.
7. Stworzyć jasne reguły postępowania w przypadku awarii lub wypadku samochodem służbowym.
8. Określić sposób serwisowania i osoby odpowiedzialne za utrzymanie pojazdów w dobrym stanie.
9. Stworzyć mechanizmy mobilizujące pracowników do bezpiecznej i ekonomicznej jazdy.
10. Określić sposób wycofania samochodów, przygotowując protokół odbioru pojazdu od pracownika.

---